La planificación es un extenso proceso mediante el cual se formulan los objetivos específicos del proyecto y se desarrollan los planes para alcanzarlos.
Los objetivos.
Los objetivos suelen ser múltiples. En una empresa generalmente tienen que ver con las ventas, con los beneficios, con la producción, con la participación de mercado y con un número de elementos medibles relacionados con las funciones para la cual se establecen. En un proyecto comunitario los objetivos generalmente tienen que ver con la satisfacción de deseos, necesidades y expectativas de la comunidad.
Los objetivos se disponen según un orden jerárquico. Algunos objetivos serán implícita o explícitamente más importantes que otros. en una empresa un objetivo de ingresos por ventas, tendrá normalmente un rango superior que un objetivo de producción o de beneficios, ya que cualquiera de estos últimos dependerá del volumen de ventas que se alcance.
Los objetivos deben reflejar el qué, el donde y el cuando. En efecto debemos conocer que es lo que hay que conseguir, donde hay que hacerlo (siempre que el lugar sea importante), y cuando hay que conseguirlo.
Los planes estratégicos y operativos son los caminos que las organizaciones utilizan para alcanzar sus objetivos o metas. Si los planes están bien concebidos, conducirán el proyecto al destino deseado.
Todo plan bien estructurado debe considerar al menos los siguientes aspectos:
- Recursos a utilizar tales como instalaciones, equipos, materiales, fondos, información y personal.
- Métodos, procesos y procedimientos a emplear.
- Tareas a desarrollar; casi siempre acompañadas de un nivel mínimo o de un objetivo a alcanzar.
- Secuencia o pasos a seguir.
- Personal que realizara las tareas, asi como aquellas que serán responsables de implantar el plan y alcanzar los objetivos.
- Referencias a otros objetivos que estén mas o menos relacionados con el plan en cuestión o un extracto o proyección de los mismos.
- El lugar o lugares donde las acciones del plan se llevaran a cabo
- El cronograma. el calendario y los plazos pertinentes.
- Hitos. Momentos a lo largo de la realización del plan en los que se comprobara su avance.
- Unidades de medida. A utilizar en la apreciación del avance del plan y en la verificación del cumplimiento de objetivos.
La planificación eficaz requiere un planteamiento sistemático
El planteamiento sistemático de la planificación debe al menos incluir los siguientes pasos:
Paso 1. Determinación de objetivos. Todo objetivo, aunque forme parte del plan o proyecto más simple, debe ser coherente con los objetivos globales de la comunidad.
Paso 2. Evaluación de la situación. Antes de emprender el desarrollo de un procedimiento que permita la consecución de un objetivo, hay que hacer una evaluación de las circunstancias que de alguna manera pudieran afectar el proyecto. Esta evaluación se enfocara en dos direcciones hacia afuera de la organización y hacia el interior de la misma. Cuando se evalúa el ambiente externo se analiza que oportunidades podrían surgir que aceleraran el desarrollo del proyecto y que peligros podría encontrarse que impidan que el proyecto alcance su objetivo.
Paso 3. Determinación de procedimientos. El procedimiento es el proceso mediante el cual los recursos se convierten en resultados. Cada fase del procedimiento debe reflejar: lo que hay que hacer, una dimensión de tiempo y la persona o personas responsables.
Paso 4. Fijación de un cronograma. Se lleva a cabo mediante un acoplamiento general de fechas y plazos, estableciendo que se hace primero y como se secuencian todas las acciones previstas.
Paso 5. Asignación de responsabilidades. Alguien en particular debe estar a cargo del proyecto, tener autoridad y control sobre este y sus recursos y ser también responsable de los resultados. Similares asignaciones deben hacerse en cada tramo de la secuencia.
Paso 6. Evaluación del plan en cuanto a costos y factibilidad. En este paso se hace una revisión final antes de que el proyecto sea puesto en marcha, para comprobar que este tiene disponibles los recursos necesarios y está preparado para cualquier contingencia que pueda presentarse durante su implementación.
LOS PLANES ESTRATEGICOS
Estos planes son de naturaleza conceptual y expresan directrices generales en vez de programas de acciones detallados. Generalmente tienen un horizonte de tiempo de cinco o más años, por lo cual a menudo son llamados también planes a largo plazo, se expresan a veces con una serie de directrices más o menos permanentes, llamadas políticas.
Una política proporciona directrices generales a las personas para la toma de decisiones. Estas políticas generalmente se establecen para cada una de las áreas de decisiones del proyecto. En este enfoque las politicas forman parte de la estructura interna del proyecto y las denominamos principios de desempeño.
El procedimiento es otra variedad de plan permanente y es mucho mas concreto y detallado que la política. Lo normal es que el procedimiento explique cómo hay que hacer determinadas labores, enumerando los pasos y el orden a seguir. Muchas organizaciones editan y mantienen actualizado un manual de procedimientos operativos donde señalan como deben aplicarse las políticas.
Una norma o regla es una extensión de un plan permanente. La norma se diferencia de la política en que la primera prescribe un curso de acción que debe ser forzosamente seguido.
La planificación operativa
Convierte las estrategias en acciones específicas calendarizadas, utilizando para ello diversas técnicas de pronóstico y programación.
La planificación operativa tiene que ver con el proceso que transforma los recursos en resultados. Su importancia radica en los detalles concretos. Las previsiones de situaciones futuras deben estar apoyadas en datos que luego forman parte de cronogramas y presupuestos. En este proceso se fijan plazos y fecha, se designan instalaciones, equipos y materiales, y se asignan personas para realizar las tareas.
Técnicas de pronóstico. Comúnmente se utilizan tres técnicas de previsión de acontecimientos:
El método de previsión por encuestas. Se basa en estimaciones, recogidas a través de cuestionarios o contactos personales, de clientes, proveedores, de empleados o de cualquier otra fuente de información. En este método generalmente se recurre a pequeñas muestras de la población que proporcionan datos fiables y significativos sobre los cuales se puedan hacer pronósticos acerca de la posible demanda de un determinado producto. Hay que tener en cuenta que estos datos pueden estar sujetos a interpretaciones erróneas.
Pronósticos en base a tendencias históricas. Consiste en disponer cronológicamente los datos provenientes de los registros de cualquier sistema de información y determinar la tendencia para luego predecir si la tendencia se mantendrá en el futuro o si se acelerara o frenara.
Pronósticos por análisis estadístico. Emplea métodos matemáticos para establecer relaciones de causa y efecto. Por ejemplo una compañía que venda lámparas puede descubrir que el aumento en el número de casas en construcción, puede producir un aumento en sus propias ventas.
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