Los proyectos tienen un gran rango de escalas de complejidad, desde los muy sencillos que involucran a una sola persona y unas pocas actividades. Hasta otros muy complejos que involucran a muchas personas, muchas actividades y muchos conocimientos técnicos y científicos. En una escala intermedia se encuentran los proyectos de alcance comunitario. Su rango de dimensión y complejidad esta generalmente determinado por las dimensiones de la comunidad misma y por las complejidades de los problemas que la aquejan.
Gran parte de los problemas que aquejan a una comunidad requieren para su solución dos tipos generales de conocimientos: uno el conocimiento mismo de las necesidades específicas de las personas y otro los conocimientos técnicos para la resolución de los problemas específicos. En general podemos decir que las comunidades conocen cuales son los problemas que los aquejan, no son después de todo, muy diferentes a los de todas las comunidades de su misma condición socio económica, se refieren generalmente a servicios públicos, educación, salud, seguridad, alimentación, comunicaciones, etc. También podemos asegurar que para la gran mayoría de estos problemas existen soluciones técnicas desde hace mucho tiempo. Pero parece haber una brecha muy grande entre quienes sufren las necesidades y quienes tienen las soluciones técnicas.
Los conceptos de formulación y gestión de proyectos se refieren a dos conjuntos de actividades dentro de la ejecución de proyectos que deben ser asumidos por la comunidad con el objetivo de garantizar el éxito de cualquier proyecto que se planteen. El proceso de proyecto en el enfoque de este taller está compuesto por tres etapas: la formulación, la solución técnica y la gestión.
La formulación expone los deseos, las necesidades y las expectativas de la comunidad; las describe, las organiza, las jerarquiza y las expresa con claridad. Es una visión del futuro que se desea. Esta es una función indelegable de la comunidad.
La solución técnica. Propone el mecanismo técnico mediante el cual se dará solución a las necesidades, deseos y expectativas, generalmente está compuesto por planos, documentos técnicos y cálculos de sistemas físicos, tales como acueductos, carreteras, hospitales, etc. Estas actividades generalmente son delegadas en personas especialistas, tales como ingenieros, arquitectos y especialistas de diferentes áreas.
La gestión es el conjunto de actividades encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para completar con éxito un proyecto determinado. En detalle se trata de: gestión de tiempo, gestión de recursos técnicos, gestión de costos, gestión de calidad, gestión de talento humano, gestión de comunicación y gestión de riesgos. Una parte de estas actividades pueden ser asumidas por la misma comunidad y otras pueden ser delegadas en personas profesionales
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