La estructura interna del proyecto

Las organizaciones al igual que las personas poseen una estructura de pensamiento, es decir una forma en que están organizados sus ideas, sus valores o principios y sus conocimientos. Esta estructura determina en gran medida la manera en que las organizaciones interpretan la realidad, determina también su comportamiento, la forma en que hacen lo que hacen, la forma como se perciben a sí mismas y la imagen de lo que quieren ser y a donde quieren llegar. También se le llama modelo mental. Una de las primeras tareas para formular correctamente un proyecto es formular su modelo mental, es decir su estructura interna.

Son tres los elementos fundamentales de la estructura interna: la visión, los principios, y los conocimientos.

La visión es la imagen del futuro. Una imagen del resultado final, algo que uno realmente puede ver, se concentra en lo que se quiere crear, se concentra en el resultado final, no en el proceso para lograrlo. Implica tener claridad sobre el propósito. El propósito es la razón por la que existe la organización.

      La visión

• Ayuda a entender cual es realmente nuestra misión
• Provee pautas que ayudan a tomar decisiones a diario
• Ofrece una imagen del futuro deseado que realmente podemos ver
• Implica ser excelente, no solo ser mejor
• Sirve de inspiración.
• Ayuda a cada persona a entender que puede aportar

Los principios o valores son creencias profundamente arraigadas de que ciertas cualidades son deseables. Definen lo que es correcto o fundamentalmente importante. Suministran pautas para las decisiones y acciones. La finalidad de estos principios es orientar la conducta de todas las personas que conformaran la organización del proyecto. Estos principios deben estar en concordancia con los valores o principios de los individuos, deben ser formulados de manera clara y comprensible, de tal manera que puedan ser fácilmente internalizados y practicados por todos. He aquí una formulación de principios generales a manera de ejemplo.

1. Observar permanentemente el cumplimiento de nuestros compromisos.
2. Dialogar cualquier acción que afecte a nuestra comunidad.
3. Respaldar nuestros puntos de vista con datos concretos y mensurables
4. Trabajar en equipo y comunicar nuestras divergencias con respeto
5. Dedicarnos al continuo mejoramiento de la calidad de lo que hacemos
6. Reducir continuamente las desviaciones y los contratiempos y dedicarnos al logro de mejores tiempos de respuesta
7. Reducir hasta dejar sólo los mejores componentes.
8. Registrar y estar en posesión de la información en todos los puestos de trabajo
9. Capacitarnos continuamente para el desempeño de nuevos papeles
10. Promover y obtener valor de cada mejora

Los conocimientos son un activo de primer orden de las personas y de las organizaciones.
Todos nuestros conocimientos están almacenados en nuestra memoria.
Los conocimientos de las organizaciones se deben documentar para poder capitalizarse como activos.

El principal producto del proceso del proyecto es justamente el conocimiento.

Durante toda su ejecución se genera un flujo de información, que debe ser estructurado para formar conocimiento que posteriormente debe ser documentado en distintos medios, y puesto a disposición. Esta es una tarea constante a lo largo de todo el proceso.

La adecuada estructuración, documentación y administración de estos conocimientos determina en gran medida el éxito de un proyecto. El enfoque sistémico constituye una herramienta indispensable para el logro de este propósito.